Jag träffar Elli Åkersten när hon är i Malmö för att närvara vid Lin Talks som skall hållas på Malmökontoret. Temat idag är VR-verktyg i undervisning och besökarna skall få testa på att bygga druvsockermolekyler i VR som ett utbildningsmoment i naturvetenskapen. Elli har varit anställd på Lin Education sedan 2017 och har arbetat i Memlin från start. Jag själv firade nyligen 1 år på Memlin vilket betyder att Elli faktiskt jobbat med systemet under längst tid av oss två.
Jag frågar om hon vill berätta hur Memlin och Lin Educations samarbete tog sin början.
“Lin Education har varje år arrangerat ett stort event där vi skeppar lärare och pedagoger till London och håller en konferens där. Då arrangerar vi allt från hotell, flyg och vilken typ av biljett de vill ha på konferensen. Det var för detta vi började med Memlin, och vi tyckte det var wow!” skrattar Elli.
Lin Educations många utbildningstillfällen gör att det manuella arbetet med att samla in och hantera viktig information från deltagarna lätt blir övermäktigt. “Ryktet säger att just rapportverktyget av alla funktioner var det som var avgörande för er där i början?” frågar jag.
“Ja, så var det! Vi gillar verkligen Memlins rapportverktyg. Man får all information på en gång och kan sen skriva ut och sortera, det är jättebra. Dessutom fick vi verkligen den hjälp vi behövde rent generellt”, fortsätter Elli. “Jag skulle säga att vi redan från början haft ett ge-och-ta förhållande där vi kunnat höra av oss och säga att oj, det här saknas för oss, och då har ni svarat att det löser vi, och så implementerades det i systemet vilket sen också hjälpte er på er tillväxtresa. Det har känts som en win-win för alla!”
“Och nu, två år senare?”
“Det funkar jättebra, och chatten är nog det bästa som har hänt mig. Man får verkligen svar direkt och om inte annat på väldigt kort tid, och blir bemött med ett vi hjälper dig. Ni är problemlösare hela bunten, verkar det som!” Elli skrattar igen.
Lin Educations kärnverksamhet innebär ett aldrig sinande arbete med utbildningar och events. Kommunikationen mellan deltagare, arrangörer och samarbetspartners behöver fungera effektivt hela vägen, från planeringsfas till utvärdering av genomförda events.
“Jag själv har inte jobbat med just utvärderingar i Memlin, men min kollega i Göteborg gör det. Vi behöver få in så mycket information från deltagarna, och förr vet jag att vi fick sitta och jaga passnummer, specialkost, faktureringsuppgifter och annat.
Nu får vi all info i ett enda klick, det är så skönt”, berättar Elli.
Sedan i våras ägs Lin Education av IT-leverantören Xllnc, en specialiserad leverantör för företag och myndigheter.
“Hur har förvärvet påverkat vardagen på Lin Education?” undrar jag.
“Inte så mycker för min del än” menar Elli. “Vi fortsätter göra det vi gör och det känns jättebra att ha blivit en del av Xllnc. Vi på Lin Education riktar oss först och främst mot skolor och kommuner med våra lösningar, och Xllnc mot företag. Med Replace som också köptes upp här under året har vi nu hela kedjan från sälj till implementering och till slut återvinning under samma tak.“
Om att samarbeta inuti Memlin
Tidigare var de två kollegor som samarbetade i Memlin på Stockholmskontoret, men idag axlar Elli det ansvaret själv.
Frågan jag vill ställa härnäst gör mig både nyfiken och nervös, men jag kan inte låta bli:
“Hur har det gått att jobba ensam i Memlin på kontoret?”
“Jo, men det har gått bra! Det kan vara vissa små-inställningar som jag kommer på i efterhand att nej, just ja! Det här behövs ju också! och då skriver jag i chatten och får hjälp!” bekänner Elli glatt.
En aning lättad och lite extra stolt över supporten ber jag Elli att berätta mer om Lin Educations övergripande eventverksamhet - hur många hjälps åt och hur ser fördelningen ut?
“Vi är fem stycken på event”, berättar Elli. “Aktivt tre stycken, men alla hjälps åt. När man tänker på vem som gör vad så beror det lite på; jag är ensam i Stockholm och sen så har jag kollegor i Göteborg och Norge.”
“Använder ni fler verktyg för deltagarregistrering på Lin Education? Med tanke på att er verksamhet kretsar kring tekniska verktyg…” undrar jag.
“Javisst, så är det.” Elli nickar medstämmande. “Lin Education jobbar ju med att utbilda i just digitala verktyg och hjälpmedel. Men nej, det är Memlin vi använder för events för att registrera deltagarna. Inte för alla events, men för de lite större.
Idag till exempel ska vi ha Lin Talks här på kontoret och det administrerar vi genom Memlin.”
Vad är Lin Talks?
“Lin Talks är ett utbud för våra kunder där de kan komma och lära sig om den utrustning eller utbildning vi erbjuder. Vi bjuder in till dessa event för att utbilda, intressera och inspirera våra kunder med förhoppning att de sedan köper utbildningar för sina pedagoger”
“Kan man som kund delta på flera olika kurser hos er, och hur går man då tillväga?”
“Ja precis, antingen här hos oss eller så kommer vi ut och utbildar på plats. Vi har utbildningar som ligger ute på vår hemsida, eller så bjuder vi in via mail, och då använder vi Memlin för det”, förklarar Elli.
Det har blivit dags att runda av vårt samtal och Elli skall återgå till förberedelserna. Som avslutning frågar jag om hon vill dela med sig av lite knep och favoritfunktioner som nyttig läsning för de som är nyfikna på värdet av eventsystem för sin verksamhet.
Vi tar några foton, jag säger hejdå till gänget på Lin Education och beger mig ut för att cykla hemåt med en härlig känsla av iver och upprymdhet som sakta vuxit fram under mötet. Eventbranschen befinner sig verkligen i en spännande fas just nu. Vi har allt att vinna av att stötta, utmana och lära av varandra på resan framåt.
Ellis favoritfunktioner för smart eventhantering
1. Omfattande rapportverktyg
“I och med att vi har så många listor att ha koll på så utgår vi ifrån Memlins data först och de registreringar vi fått in där, men närmare eventet så byter vi till att bara jobba i “masterlistan”, en excellista som vi har över hela projektet”, förklarar Elli. Memlin är den bästa grunden vi kan få och som vi utgår ifrån när det är dags att sammanställa masterlistan.”2. Biljetter i flera nivåer
“En annan bra funktion är att kunna använda både huvudbiljetter och tilläggsbiljetter i bokningen.”3. Ta hjälp av mallar
“Jag tycker det är väldigt bra med mallar. Man behöver aldrig börja om från scratch utan har allt redo. Vi har lite olika mallar hos oss; det är till exempel min kollega som sköter Lin Talks och då har han grundmallar, men även jag utgår från dem i andra event. Sen kan man alltid gå in och trixa på varje event även om man utgår från samma mall till en början.”4. Flerspråkig anmälan
“Jag gillar hur Memlin fått till översättningar, för då kan vi snabbt skapa svarsformulär på norska också.“5. Stöd för gruppbokning
“Sedan gillar jag funktionen Lägg till deltagare, det är en bra funktion för våra gruppbokningar!”