När eventdagen är kommen är det viktigt att allt är på förberett, på plats och redo att kickas igång. Det är nu allt ställs på sin spets och går live!
Allt kanske inte går helt enligt plan (är det ens möjligt?), men det spelar ingen roll om ni är förberedda och arbetar med en positiv energi. Alla vet att saker och ting kan gå fel ibland, det är hur man hanterar de uppkomna situationerna som räknas! Våga prata med era deltagare under eventet och fråga hur de har det. Kanske är det något som kan lösa direkt på plats under eventets gång? Hur som helst glömmer en besökare/deltagare/kund aldrig ett professionellt och trevligt bemötande!
Kom ihåg, det är inte själva eventet som är huvudsaken. Det är deltagarnas upplevelse av eventet som räknas!
-
Eventet ska följa konceptet. Konceptet är den övergripande idén som är bygd på företagets strategier, visioner och värderingar.
-
Master plan / Genomförande plan En master plan - En detaljerad plan över vad som ska göras, vem som är ansvarig för att det utförs, vem som utför det, samt hur lång tid det tar. Ofta kan även en noggrann plan visa sig inte helt hundra när den kommer i kontakt med verkligheten, därför gäller det att alltid vara flexibel och lösningsorienterad. Planera in extra tid och extra resurser i planen att ta till när förutsättningarna ändras.
Se över er information, vem ska veta vad? Vad är; kritiskt att veta? nödvändigt att veta? trevligt att veta?
- Adress till eventet brukar ofta kommuniceras tydligt, men glöm inte att berätta hur deltagarna tar sig till och från platsen. Kollektivt, bil och tåg? Vilka linjer går dit och finns det tillgång till någon tidtabell?
- Vart är närmsta toalett och utgång? Finns det WiFi? Är skyltar rätt placerade och i rätt höjd?
- Hur ser flödet ut? Är det tydligt vart man ska när man väl är framme? Hur registreras deltagarna? Använd möjligheten att styra flödet med olika strategiskt placerade stationer för att undvika friktion. Tänk på att göra det så bekvämt, effektivt och enkelt för deltagarna som möjligt.
Ur masterplanen, ta fram ett körschema! Där varje minut är planerad och låt all personal ta del av schemat så alla kan följa det och skapa ett så bra flow som möjligt.
-
Detaljerna gör helheten. Se till att alla moment har en huvudansvarig för att undvika missförstånd och att något glöms bort. Allt från vem som hälsar alla välkomna till vem som fyller på vatten eller sköter städningen.
-
Vem sköter tekniken? Vilken teknik ska användas? Ska eventet spelas in eller live-sändas? Ska folk kunna integrera med eventet live via sociala medier?
-
Gör en riskanalys i punktform, med en lösning på varje punkt. Vad händer om WiFi:t inte fungerar? Om allergimaten glömts bort? Om en talare blir sjuk?
Håll dig och dina kollegor uppdaterade! Signa upp för Memlins nyhetsbrev här på hemsidan och ta del av relevant innehåll från företaget, branschen och annat kring event, möten och uppföljning (Vi lovar att inte skicka så där jobbigt ofta) Länk till landningssida för signa upp för nyhetsbrev.
-
Lyft och sprid personalen betydelse både före, under och efter eventet. Skapa en god energi som i sin tur sprider sig ut till deltagarna på eventet. Visa uppskattning för det arbete personalen gör och få alla att känna sig inkluderade.
-
Sätt av tid på eventdagen (ca 20-30 min) innan allt drar igång för att gå igenom flödet, information och master plan. Är allt på plats och kommunikationen mellan olika leverantörer och personal klar?
-
Ha ett emergency-kit redo för både deltagare och personal. Förbered plåster, värktabletter, laddare och viktiga telefonnummer utskrivna i förberedande syfte. Granola bars, vatten eller något annat som kan behövas för att supporta ert team och hålla blodsockernivån uppe är också en bra idé.
-
Vakna utvilad och stressfri på eventdagen! Kör inte slut på dig själv innan eventet (Detta kan vara en av de vanligaste misstagen!) Våga koppla ifrån alla planer och tankar på eventet ibland, om så bara för några minuter, (hoppas denna lista kan hjälpa dig en bit på vägen med det:) och se till att gå och lägga dig i tid dagen innan. Att dyka upp utvilad och redo för att leverera är en fördel för både dig själv och deltagarna.
-
Skapa förväntningar - och överträffa dem!
Hur kan Memlin underlätta din eventhantering ännu mer? Låt oss berätta! Kontakta oss på hello@memlin.com, 010-5517600 eller via chatten här på hemsidan.
Håll gärna kontakten! (Om du vill så klart :)
- LinkedIn: Memlin
- Instagram: memlin_eventsystem
- Facebook: Memlin
Ta reda på mer:
Den kompletta eventplanerings-guiden; Del 3 - Efter Eventet