Det är måndag eftermiddag och jag har för en stund sedan mailat iväg frågan om att göra ett reportage kring årets upplaga av veteranbilsträffen West Coast Bugmeet. Nu plingar det till i inkorgen och jag kan inte låta bli att brista ut i skratt när jag läser de första raderna: “Hej Lizette! Ja det var ett tag sen! Allt bara bra här och årets event blev faktiskt en succé trots vädret för det kom regn på lördagen…mycket regn…alltså mycket regn…jävligt skitmycket regn!”
Fredrik Olsson är ordförande i den ideella föreningen bakom veteranbilsträffen West Coast Bugmeet, ett årligen återkommande arrangemang för Volkswagenentusiaster som huserar på Lingvallen i Ängelholm. Trots ett obarmhärtigt skyfall under hela lördagen kunde det konstateras att West Coast Bugmeet 2019 blev riktigt lyckat. “Regnet skrämmer inte bort folk, det kommer folk och bilar ändå”, berättar Fredrik glatt. Maten gick åt, både stugor och campingplatser fylldes på snabbt och över 150 ekipage av luftkylda Volkswagen Bugs och bussar visades upp för helgens besökare.
Sedan i våras har Fredrik haft ett nära samarbete med Memlins customer successteam för att forma den heltäckande lösning för anmälan och stugbokning som utöver 2019 års träff även skall kunna återanvändas kommande år.
“Memlin har verkligen försökt lösa de knutar jag har kommit med”, berömmer Fredrik. “Vi i föreningen och Memlin har gjort kompromisser från bägge håll som blivit bra. Från vår sida har vi varit upphängda på hur vi har haft det tidigare, men tillsammans har vi hittat lösningar nu som varit till det bättre. Det var lite Aha!-upplevelser kring saker jag inte haft en tanke på tidigare som faktiskt löst de frågeställningar jag kommit med, så samarbetet har funkat jättebra.”
Vad är egentligen West Coast Bugmeet?
“Bugmeet handlar om klassiska Volkswagenfordon, luftkylda modeller, bubblor och bussar”, berättar Fredrik.
“Det är en träff för likasinnade med besökare från Sverige och norra Europa, kan man säga. Vi startade för nio år sedan efter önskemål, det saknades ett event här i södra Sverige och då lyckades jag dra ihop ett gäng som ville vara med. Sen har det fortsatt och växt till ett stort, familjärt evenemang som är hela grundtanken med det hela: att man kan ta med hela familjen och komma till oss i Ängelholm, visa upp sitt fordon och umgås med vänner. En flykt från vardagen. Det har spunnit på och växt sig större och större, och nu har vi nått den punkten att vi inte blir större och vill inte bli större heller, det kräver mycket jobb att erbjuda det här.”
Hur stort snackar vi?
“Vi lockar i genomsnitt 150 fordon per år och när det gäller deltagare räknar vi ungefär det dubbla, sedan tillkommer såklart också dagsbesökare under helgen”, förklarar Fredrik. “Vi promotar även träffen på vår hemsida, genom Facebook-evenemang, på Instagram och även med flyers som delas ut när vi är på andra träffar. Vi lockar folk att anmäla sig så fort anmälan öppnar, uppger en dag men ingen tid, så då sitter folk bänkade för att få boka sina stugor så fort som möjligt. Då vet jag vad jag har att göra den dagen”, säger Fredrik och skrattar.
Eftersom det går åt både pengar och tid till att erbjuda ett event i den här storleken har effektivitet och pedagogik värderats högt i valet av anmälningssystem. West Coast Bugmeet genomförs på helt ideell basis vilket resulterar i både kvälls- och helgjobb för att få allt att gå ihop.
“Mitt arbete brukar börja vid årsskiftet med planering, info till hemsidan och börja jobba på anmälningsformulären så att man inte får det på sig för sent på året. Det är mycket jobb, men nu tror jag att det blir lättare. Det kommer vara andra året vi kör med Memlin, så då har vi ju en fungerande plattform på plats.”
"Arbetsbördan har gått ner något enormt med Memlin"
När Fredrik först hörde av sig till Memlin var det för att lösa ett av deras största huvudbryn en gång för alla; direktbetalningar.
“Det här med betalningen har varit ett bekymmer i alla år. Vi har haft fungerande anmälningsformulär men det har hela tiden varit något som saknats för att göra det ännu smidigare.” Med Memlin är det möjligt att betala för hela vistelsen samt köpa alla önskade tillbehör i direkt anslutning till anmälan, och dessutom kan excelrapporter med deltagarinformation exporteras on the go. “Eftersom vi har så många olika val blir utmaningen för mycket information i ett och samma formulär. Detta insåg jag nu när vi delat upp allt i tre olika formulär. Så här har vi inte gjort tidigare, det var ett stort lyft tycker jag”, berömmer Fredrik.
Resultatet blev ett enkelt flöde med hög servicekänsla hela vägen från stugbokning till inträde och dessutom köp av mat och merchandise, något de inte hittat i tidigare system. “Arbetsbördan har gått ner något enormt med det här”, avslutar Fredrik.
Vi skall runda av intervjun och jag frågar om det finns något Fredrik vill ta tillfället i akt att lyfta som avslutning. Fredrik funderar lite och säger sen:
“Vi har nog täckt det mesta men jag kan nog lyfta det igen att ni på Memlin har alltid varit tillgängliga. Ni löste våra knutar rätt snabbt: er support fungerar bra!”
Fredriks tips för ideella arrangemang
På ideell basis har man kanske inte så mycket pengar att röra sig med, vi är ingen vinstdrivande förening till exempel, men det har ändå blivit en del vinst. Den blir då en buffert till sämre år, och den har också gjort att vi kunnat gå vidare med tekniska lösningar av olika slag*
Man behöver ha dedikerat folk framförallt, som kan utföra det man ber dem om. Även kontakter behövs, och en klar verksamhetsplan för att kunna knyta sponsorer till exempel.*
Arbeta fram tydlig information till deltagarna. Relevant och välformulerat utan distraktioner som bilder och annat i första hand. Det ska vara lätt att boka.*
Innan man rullar ut ett event ska man se till att testa av alla funktioner såklart, så var ute i god tid!*
Referenspersoner:
Fredrik Olsson - Ordförande, webmaster och bokningsansvarig för West Coast Bugmeet
Bildkälla:
West Coast Bugmeet