för 3 veckor sedan

Vad menas egentligen med eventhantering? För oss som jobbar i branschen så känns eventhantering som ett självklart begrepp, men egentligen är det inte helt klart definierat vad det innebär. Dessutom är det väldigt individuellt från fall till fall vad det i själva verket är man jobbar med och hanterar som eventarrangör.
Förenklat kan man säga att allt som har med att planera och utföra ett arrangemang går under begreppet eventhantering. Deltagarhantering och eventhantering går oftast även hand i hand och ibland delar man dessutom upp begreppen eventplanering och eventhantering där det förstnämnda avser planeringsfasen inför ett event.

För att kunna jobba effektivt med eventhantering så behöver en arrangör kunna lösa och hantera ett antal punkter.

Nedan följer ett par exempel:

  • Skicka ut inbjudningar och ta emot anmälningar.
  • Samla in och förvara deltagardata på ett säkert sätt som följer GDPR-direktiven.
  • Kommunicera med deltagarna, hantera om- och avbokningar, skicka ut påminnelser samt information.
  • Dela information och samarbeta med andra aktörer såsom catering, hotell, lokaluthyrare samt personal på plats.
  • Samla in adekvat information efter utfört arrangemang för att kunna analysera och ge tillfälle till merförsäljning.

Det låter kanske enkelt men ju större event och ju fler alternativ desto mer komplext blir det och desto svårare att hålla isär för en eventhanterare!
Förr var det absolut vanligaste alternativet att man tog emot bokningar och svar via mail eller telefon som man sedan förde in i exempelvis ett excel-ark. Därefter skickades vanliga mail som bekräftelse till deltagaren samt därtill alla resterande uppgifter sköttes manuellt av arrangören. Det betydde att ett stort ansvar lades på eventarrangören och självklart var det mycket som var tvunget att hållas i huvudet samt många timmars administration.

Med moderna eventhanteringssystem sköts det mesta istället per automatik.

Inbjudningar kan t.ex. schemaläggas och skickas ut automagiskt när det passar bäst på dagen. Svarssidorna kan ta emot alla typer av förfrågningar och alternativ. Betallösningar såsom kort och faktura finns lättillgängligt. Automatiska bekräftelsemail med extra information och full anpassningsbarhet kan skickas. Svarspåminnelser för deltagare som glömt att o.s.a i tid är en smidig funktion. Dessutom kan man ställa in enkätundersökningar som säkerställer att ni får in viktig information efter ert event.

Du förtjänar också en sidekick som Memlin till din eventhantering!
Läs mer här